Microsoft Dynamics NAV og GDPR som lovpålagt krav fra 01.07.2018
Ta kontakt hvis du trenger hjelp til å klargjøre Microsoft Dynamics NAV for GDPR.
Hva er GDPR
GDPR står for General Data Protection Regulation (GDPR), og er et lovverk vedtatt av EU med formål å styrke alle EU-borgeres personvern. GDPR blir gjeldende for Norge fra 01.07.2018, og erstatter EU Data Protection Directive 95/46/EC. GDPR pålegger eiere av persondata (virksomheter) å håndtere disse data på visse måter, og den pålegger systemleverandører å tilrettelegge sine systemer slik at håndtering av data kan skje i henhold til regelverket.
Det som kreves av systemet er at det er tilrettelagt slik at det er mulig å oppfylle kravene, men det er virksomheten selv som må påse at reglene blir fulgt.
4 steg for GDPR
| Identifiser | Hvilke personlige data har du, og hvor lagres de? |
| Administrer | Kontroller hvordan data registreres og brukes |
| Beskytt | Etabler sikkerhetsrutiner som forhindrer, oppdager, og responderer på sårbarhet |
| Rapporter | Behandle dataforespørsler og rutinesvikt, og sørge for påkrevd dokumentasjon |
Hvordan kan NAV hjelpe deg i denne prosessen?
Identifiser
Microsoft lanserte i April en ny oppdatering som en såkalt client build til NAV 2015, 2016, 2017 og 2018 som inneholder ny funksjonalitet for å klassifisere feltene i NAV i henhold til krav i GDPR. Denne løsningen krever en klient oppgradering av ditt Dynamics NAV system.
I denne medfølger foreslått klassifisering av alle standard felter i løsningen, samt mulighet for å endre klassifiseringen og for å tilføye tilpassede felter du som eier av systemet har i din lokale løsning. Det er også verktøy for eksport og import av denne informasjonen til Excel.
Selv om det ligger foreslått standard klassifisering kan ikke Microsoft eller vi i Oseberg vite hva du og dine brukere faktisk skriver i feltene. Det er derfor systemeiers ansvar å gjennomgå at sensitivitets nivået på feltene stemmer med hva dere faktisk legger inn av data.
Denne informasjonen skal brukes både som en guide til hvilke type data dere kan legge i feltene, samt kunne rapportere hvilke sensitive data som er lagret.
Administrer
Virksomheten må ha retningslinjer for hva som skal registreres hvor, og hvem som skal kunne gjøre hva. Her kan NAV hjelpe dere og styre hvem som for eksempel kan endre visse data i systemet, men hva som blir skrevet i hvert felt må retningslinjer fortelle og de ansatte respektere.
Beskytt
For å beskytte personlig data skal man også påse at data er lagret sikkert. Det sikrer NAV ved bruk av kryptering og personlig tilgangskontroll. Du kan også sette opp data logging for å se hvem som har gjort hva med hvilke data i de områder hvor man ønsker mer sporbarhet for endringer. Endringslogg er en standardfunksjon i NAV.
Rapporter
Dersom det kommer en forespørsel på hvilke data som er registrert på en person, skal man kunne sende en rapport på dette i ett vanlig format (slik som CSV eller XML) slik at personen kan kontroller hva som er registrert. Man skal også kunne endre eller slette data dersom personen ønsker dette, men merk at andre lover kan trumfe GDPR slik som Bokføringsloven, kassaloven etc. Eksport, endring og sletting av persondata blir lettere når du har foretatt klassifiseringen og vet hvor du har lagret ulike data. Oseberg kan være behjelpelige med å tilpasse rapportering til ditt behov.
Hva er sensitiv data?
Du må altså ta stilling til
Din bedrift er med andre ord pålagt å følge GDPR direktivet som snart trer i kraft.
Du må oppdatere rutiner for hva og hvordan man registrerer sensitiv informasjon og bevisstgjøre dine medbrukere.
Du må ta stilling til hvordan du skal Identifisere sensitiv data i systemet. Der har du tre valg per i dag
1. Lag din egen oversikt, for eksempel Excel, over hvilke tabeller\områder i NAV hvor du har sensitiv data og hvilke felter det gjelder og sørg for å vedlikeholde denne ved endringer.
2. Oseberg jobber med å utvikle en løsning som lar deg utføre og vedlikeholde klassifiseringen som et skjermbilde og holde oversikten rett i din NAV versjon foreløpig i påvente av neste gang du skal oppgradere.
Dette vil være en funksjon vi installerer i din NAV base og du vil få opplæring i bruk av løsningen. Løsningen vil ha en fastpris på kroner 9.500,-
3. Gjør en oppgradering: enten full NAV oppgradering eller en klientoppgradering og få med det alle tilpasninger Microsoft har gjort i sin siste release. (Klientoppgradering: NAV serverinstallasjon må konverteres opp og ny versjon av NAV applikasjon må installeres på server, deretter må man installere ny klient på maskinen til alle brukere)
Ta kontakt og registrer deg her dersom du ønsker mer assistanse fra Oseberg.